arsip

A.  Pengertian Arsip
Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.
- Menurut UU No. tahun 1971, mengenai ketatausahaan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah;
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
- Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran” arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

kas kecil

Pengertian Kas

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.

Ciri-ciri kas adalah :

Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat

Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.

Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
   Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

kk 05

1. Pengertian Surat

Salah satu alat yang digunakan oleh kantor atau lembaga dalam rangka pemberian informasi dari seseorang, instansi atau organisasi berisi pesan atau informasi menyangkut kepentingan tugas ataupun kegiatan instansi yang bersangkutan.

• Konsep Surat

yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi) berisi informasi/warta yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. syarat – syarat surat yang baik :

• menggunakan format yang menarik, sistematis, obyektif. letak bagian – bagian surat teratur sesuai ketentuan, tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
• singkat, tidak terlalu panjang dan tidak bertele – tele.
• bahasanya jelas, padat dan sopan
• wujud fisik menarik (kualitas kertas dan bentuk surat)

• Bagian – bagian surat

secara rinci bagian – bagian surat dinas / resmi adalah sebagai berikut :

• Kepala Surat
• Tanggal surat
• Nomor surat
• Sifat surat
• lampiran
• Perihal
• Alamat dalam
• Kalimat pembuka
• Isi surat
• Kalimat penutup
• Nama jabatan
• Nama dan NIP penandatangan
• Tembusan
• Inisial

• Bentuk Surat

secara umum di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal dengan bentuk – bentuk surat sebagai berikut :

• Format balok/Lurus penuh (Full Block Style)
• Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
• Format setengah balok (Semi Block Style)
• Format sederhana (Simplified)
• Format inden atau bentuk Lekuk (Indented style )
• Format Paragraph Menggantung ( Hanging paragraph )

dokumen perjalanan dinas

Paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum.  Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh passport syaratnya :

       a.  Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah

       b.  Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri,

besarnya tergantung keperluan).

c.     Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang

     menugaskan dia, atau atas izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.

Untuk mengurus paspor dikenakan biaya:

 a.  Biaya blangko dan buku paspor

       b.  Biaya exit permit

       c.  Biaya health certificate

Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya:

 a.  Memiliki kartu penduduk asli

 b.  Surat warga negara asli

 c.  Surat ganti nama kalau ada

 d.  Akte kelahiran asli

 e.  Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah

 f.   Surat fiskal

   Paspor dibedakan dua macam :

a.  paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah

b.  Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).

11. Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.  Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.

Macam-macam visa :

a.   Visa untuk wisatawan (visitor authorization)

b.   Visa untuk para pelajar (student authorization)

c.   Visa untuk pegawai (employment authorization)

12. Health Certificate

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

13. Fiscal

Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.  Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

kk 03

a)      Perawatan mesin ketik

ž  Pemberian minyak mesin ketik

Minyak mesin ketik yang biasa dipakai adalah oli encer. Diberikan hanya sedikit saja pada tempat atau bagian alat yang bergerak.

ž  Mengangkat atau memindahkan mesin ketik, hal-hal yang harus diperhatikan adalah:

1.       Gandaran di tengan terlebih dahulu

2.       Posisikan mesin ketik di atas meja 180 derajat

3.       Punggung mesin ketik ditempelkan ke perut orang yang mengangkatnya

4.       Angkat mesin ketik dengan kedua tangan, lalu pegang bagian bawah badan mesin, jangan di bawah gandaran

b)      Pemeliharaan mesin telepon genggam

·         Pastikan perangkat dalam keadaan kering

·         Jangan gunakan atau simpan perangkat di tempat yang berdebu atau kotor

·         Jangan simpan perangkat ini di tempat yang panas atau dingin

·         Jangan coba membuka perangkat selain seperti yang diperintahkan di dalam buku petunjuk

·         Pastikan agar perangkat tidak jatuh, terguncang, atau terbentur

·         Jangan menggunakan bahan kimia, larutan pembersih, atau deterjen keras untuk membersihkan perangkat

·         Jangan cat perangkat

·         Gunakan antena pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan

·         Gunakan pengisi daya dalam ruangan

c)       Perawatan dan pemeliharaan mesin stensil

·         Bersihkan casing

·         Jika pekerjaan penggandaan telah selesai, semua peralatan penggandaan dibersihkan dengan menggunakan minyak tanah

·         Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula

·         Mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain, jangan ditutup dengan bahan plastik

d)      Perawatan mesin fotokopi

·         Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dan sehat

·         Kalau kaca kotor bersihkan dengan alkohol

·         Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersebut telah habis

·         Bersihkan transfer bawah

·         Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kecuali ada perpindahan tempat, asalkan tidak melewati batas waktu 2x24 jam

e)      Pemeliharaan mesin faksimil

·         Membersihkan print head

1)      Lepaskan kabel telepon dan kabel power

2)      Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit ke sebelah kanan penutup atas

3)      Angkat printcartridge-nya

4)      Bersihkan print head mesin Anda dengan menggunakan kain halus yang telah diberi cairan alkohol isoprofil

5)      Tunggu sampai alkohol di print head benar benar kering lalu pasang kembali print cartridge

6)      Tutup penutup atas dan tekan kedua sisi top cover sampai berbunyi “klik”

·         Membersihkan scanner

1)      Lepaskan kabel telepon dan kabel power

2)      Bukalah penutup atas dengan menekan ujung kanan mesin

3)      Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunakan kain halus yang diberi alkohol

4)      Tutup kembali top cover

·         Memasang tinta

1)      Bukalan penutup atas dengan ujung kanan mesin Anda

2)      Lepaskan print cartridge yang berisi tinta dengan membalik gear biru berada di sudut kanan atas

3)      Tutup kembali top cover